منسق المكتب والعمليات

نبحث عن منسق مكتب وعمليات موثوق لإدارة وتبسيط استفسارات المكتب، والتواصل الداخلي، وتنسيق العمليات بين الأقسام. يُعدّ هذا الدور حلقة وصل رئيسية بين الاستفسارات الخارجية، والفرق الداخلية (مثل اللوجستيات وخدمة العملاء)، والإدارة.

المسؤوليات الرئيسية:

• تلقي ومعالجة جميع الاستفسارات الواردة للمكتب عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو شخصيًا، وضمان التوثيق المناسب والمتابعة.
• توجيه المسائل غير المحلولة أو العاجلة إلى رئيس المكتب أو القسم المختص.
• تنسيق العمليات اليومية بين الأقسام مثل الخدمات اللوجستية والمبيعات.
• دعم فريق المكتب من خلال مراقبة المهام وتتبع المواعيد النهائية وضمان سير العمل بسلاسة.
• الحفاظ على السجلات الرقمية المنظمة والجداول الزمنية والتقارير الداخلية.
• المساعدة في جدولة الاجتماعات والتعامل مع المهام الإدارية الأساسية.
• استخدم الأدوات الرقمية بشكل فعال، بما في ذلك MS Office، ومنصات البريد الإلكتروني، والمتصفحات، وأنظمة إدارة علاقات العملاء.
• المساعدة في ضمان تشغيل المكتب بكفاءة واحترافية وبطريقة منظمة بشكل جيد.
• التعامل مع مهام متعددة والاستجابة بشكل فعال تحت الضغط.

متطلبات:

• يفضل الحصول على درجة جامعية في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة. 
• ومع ذلك، فإن الخبرة ذات الصلة المثبتة في دور إداري أو تنسيقي مماثل مقبولة أيضًا.
• مهارات جيدة في استخدام الكمبيوتر والقدرة على استخدام MS Office (Word، Excel، Outlook)، ومتصفحات الويب، والبريد الإلكتروني، وأدوات إدارة علاقات العملاء أو المكتب.
• مهارات قوية في التواصل والتنسيق.
• القدرة على أداء مهام متعددة والعمل بشكل جيد تحت الضغط.
• منظم للغاية، وموثوق، وموجه نحو الحلول.
• إتقان اللغة العربية وإتقان اللغة الإنجليزية.